Zefektivněte své podnikání pomocí Google Apps

obrázek 1

Každý, kdo mě zná, pravděpodobně ví, že jsem jeho velkým fanouškem Google Apps. Také úplné zveřejnění, SpinWeb je Autorizovaný prodejce Google Apps, takže náš závazek k produktu je docela jasný. Existuje mnoho dobrých důvodů, proč být službou Google Apps nadšení, ale… zejména jako malá firma.

Google Apps je skutečně náhradou za Microsoft Office. Když to lidem řeknu, jsou někdy velmi skeptičtí, a proto dělám celek seminář na toto téma vrhnout více světla na toto téma. Společnost, která skočí na Google Apps, bude investovat do infrastruktury, která zahrnuje e-mail, kalendář, správu dokumentů, videokonference a správu kontaktů, která konkuruje Microsoft Exchange za zlomek nákladů. Podívejme se.

Google Email: Účinná alternativa k Exchange

E-mail v Google Apps je Gmail, který všichni známe a milujeme. Google Apps vám však umožňuje označit váš e-mail značkou domény vaší společnosti, abyste zajistili, že bude profesionálně označen. Nikdo nechce používat obchodní e-mail pro spotřebitele, že? Google Apps je Gmail pro firmy a obsahuje některé další funkce, jako je přizpůsobené filtrování spamu a zásady příloh. Zahrnuje také nástroje pro migraci, které usnadňují migraci ze serveru Exchange. K e-mailu lze přistupovat prostřednictvím webu, e-mailového klienta (například Outlook nebo Apple Mail) a mobilního zařízení. Výchozí kvóta pro každého uživatele je 25 GB, což je velmi velkorysé.

Filtrování spamu a virů v e-mailech společnosti Google je navíc opravdu nejlepší v oboru. Zřídka vidím falešná pozitiva a většina nežádoucích e-mailů je zachycena a filtrována. Přechod na Google Apps skutečně eliminuje potřebu řešení filtrování od jiných výrobců.

Kalendář jako velcí chlapci

Funkce kalendáře v Google Apps jsou úžasné. Organizace mohou naplánovat schůzky s lidmi i prostředky (jako jsou konferenční místnosti, projektory atd.) Pouhými několika kliknutími. Členové týmu mohou také snadno zobrazit plány jiných zaměstnanců a snadno zobrazit informace o volném čase. Díky tomu je plánování schůzek v organizaci hračkou. Připomenutí schůzky lze odeslat e-mailem nebo textovou zprávou a každý uživatel si ji může přizpůsobit.

Kompletní kancelářská sada v cloudu

Funkce Dokumentů Google Apps mě opravdu nadchla. Většina organizací používá Word, Excel a PowerPoint jako svůj výchozí kancelářský software. To znamená instalaci softwaru na všechny počítače a jeho podporu a údržbu. To může být drahé. To vše může s Dokumenty Google zmizet. Organizace nyní mohou ukládat všechny dokumenty na jednom místě a organizovat je velmi chytrými způsoby.

Pěkné na Dokumentech Google je to, že eliminuje frustraci z „kdo má nejnovější verzi tohoto dokumentu?“ Díky Dokumentům Google se všechny dokumenty vytvářejí přímo v systému a vždy existuje pouze jedna kopie daného dokumentu. Zaměstnanci mohou spolupracovat na dokumentech a provádět změny a všechny revize jsou sledovány, takže se můžete vždy vrátit k předchozím verzím a zjistit, kdo co udělal.

Organizace mohou umístit celou svou knihovnu dokumentů do Dokumentů Google a využívat 100% bezpapírové, protože můžete nahrát jakýkoli typ souboru. Bude buď převeden na upravitelný dokument Google, nebo jednoduše uložen na souborovém serveru. Dokumenty Google vám poskytnou souborový server, sdílený disk a kancelářskou sadu v jednom bez obav z hardwaru nebo softwaru.

Získejte osobní pomocí chatu Google

Další pěkná vlastnost Google Apps je funkce videochatu. Kterýkoli zaměstnanec s webovou kamerou se může zapojit do videokonference s jiným uživatelem, aby usnadnil spolupráci. Kvalita je vynikající a můžete dokonce konferovat s dalšími uživateli Google mimo vaši společnost. Není to tak fantazijní jako některé podnikové videokonferenční řešení, ale funguje to velmi dobře a je to skvělé řešení pro většinu uživatelů.

Mobilní pracovní síla

Všechny funkce v Google Apps fungují velmi dobře s mobilními zařízeními. Můj kalendář pro iPhone je synchronizován bezproblémově s mým Kalendářem Google a mohu také vytáhnout jakýkoli dokument v telefonu. Dokonce mohu upravovat dokumenty z telefonu! To znamená, že mohu nést všechno kdekoli jdu se svými firemními dokumenty. Ano, to je pravda - každý dokument v mé společnosti je nyní přístupný v mém telefonu. E-mail také funguje bez problémů a velmi usnadňuje komunikaci na silnici.

Zabezpečení cloudu

Jedním z nejprodávanějších bodů Google Apps je skutečnost, že jeho provoz nevyžaduje žádnou investici do hardwaru. Vše je hostováno v datových centrech společnosti Google a rozhraní je šifrováno pomocí SSL. To nejen ušetří spoustu peněz, ale vaše organizace bude mnohem flexibilnější. Virtuální zaměstnanci se mohou do systému připojit odkudkoli, stěhování kanceláří je mnohem jednodušší a vaše data jsou mnohem bezpečnější, než by byla ve vaší kanceláři. Rád si dělám srandu, že by naše kancelář mohla zítra vyhořet a my bychom si toho možná ani nevšimli, protože naše systémy budou i nadále fungovat.

Chytrá volba pro organizace

Obchodní verze Google Apps stojí 50 $ na uživatele za rok a lze je nastavit velmi rychle. Aktivoval jsem účty a své klienty jsem spustil během několika dní. Pokud máte problémy s komunikací se svým současným systémem, chtěli byste se bezpapírovat, potřebujete lépe spolupracovat se členy týmu nebo prostě chcete začít úspora peněz na vašem kancelářském softwaru„Doporučuji vám vyzkoušet Google Apps.

Pokud mohu pomoci, dejte mi prosím vědět. Rád bych také slyšel vaše zkušenosti se službou Google Apps, takže prosím zanechejte komentář níže!

4 Komentáře

  1. 1

    Amen. Provozujeme celou naši společnost (http://raidious.com) ve službě Google Apps a my jsme neměli žádné problémy - velmi pozitivní zkušenost. Přál bych si, aby vytvořili nástroj pro správu / pracovní postup projektu a nástroj CRM, který by spolu s ním!

  2. 2
  3. 3

    Google Apps doporučuji všem svým klientům bez ohledu na velikost. Také jsem je nastavil pro několik z nich, takže si budu muset prohlédnout proces autorizovaného prodejce. Jednou z pěkných věcí, které jsem si všiml při hostování s MediaTemple, je to, že mohu spravovat všechna nastavení DNS na hostiteli. Můj doménový registrátor účtuje jakékoli pokročilé nastavení DNS, takže jsem tam ušetřil pár babek.

  4. 4

    Diito! Outlook jsem opustil 1. ledna 2010. Bylo to vědomé rozhodnutí a obchodní rozhodnutí. Vyšel jsem úplně na Google Apps a vůbec jsem toho nelitoval. I já vyzývám všechny své klienty, aby „GO GOOGLE“ - má v mnoha ohledech smysl.

Co si myslíte?

Tyto stránky používají Akismet k omezení spamu. Zjistěte, jak jsou vaše údaje komentářů zpracovávány.