marketingové nástrojePovolení prodeje

RFP360: Rozvíjející se technologie, která vás zbaví RFP

Celou svou kariéru jsem strávil v prodeji softwaru a marketingu. Usiloval jsem o získání žhavých potenciálních zákazníků, urychlení prodejního cyklu a vyhrávání obchodů – což znamená, že jsem investoval stovky hodin svého života přemýšlením, prací na a reagováním na RFP — nutné zlo, pokud jde o získání nového obchodu.

Žádosti o nabídku se vždy cítily jako nikdy nekončící papírová honička – žalostně pomalý proces, který nevyhnutelně vyžadoval hledání odpovědí od produktového managementu, konflikty s právními předpisy, řešení problémů s IT a potvrzování čísel pomocí financí. Ti, kteří jsou obeznámeni, vědí – seznam pokračuje. Profesionálové v oblasti marketingu, prodeje a rozvoje podnikání tráví nespočet hodin neefektivním prohledáváním předchozích odpovědí na opakující se otázky, hledáním odpovědí na nové otázky, ověřováním informací a hledáním schválení znovu a znovu. Tento proces je složitý, časově náročný a zatěžuje zdroje jakékoli organizace. 

Navzdory rychlému vývoji technologií se pro mnoho podniků proces RFP změnil jen velmi málo od mých zkušeností na začátku mé kariéry před více než deseti lety. Marketingové týmy stále používají ruční procesy k sestavování návrhů pomocí odpovědí získaných z libovolného počtu zdrojů, které mohou být umístěny v tabulkách Excel, sdílených dokumentech Google a dokonce i e-mailových archivech.

To znamená, že si nejen zoufale přejeme, aby byl proces RFP efektivnější, ale průmysl to začíná vyžadovat, což je místo, kde vznikající software má obrovský dopad na Krajina RFP.

Výhody softwaru RFP

Kromě toho, že konstrukce RFP bude méně bolestivá; zavedení rychlého a opakovatelného procesu pro RFP může mít přímý dopad na příjmy. To je místo, kde se objevuje nová technologie RFP.

Software RFP centralizuje a katalogizuje běžné otázky a odpovědi v knihovně obsahu. Většina z těchto řešení je cloudová a podporuje spolupráci v reálném čase mezi manažery návrhů, odborníky na předmět a schvalovateli na výkonné úrovni.

Zejména, RFP 360 umožňuje uživatelům rychle: 

  • Uložte, najděte a znovu použijte obsah pomocí vlastní znalostní báze
  • Spolupracujte se spolupracovníky na stejné verzi jednoho dokumentu
  • Přidělujte otázky, sledujte pokrok a automatizujte připomenutí
  • Automatizujte odpovědi pomocí AI, která identifikuje otázky a vybere správnou odpověď
  • Získejte přístup ke znalostní bázi a pracujte na návrzích ve Wordu, Excelu a Chrome pomocí zásuvných modulů.
Odpovídající na ploše

Výsledkem je, že uživatelé a RFP 360Řešení pro správu návrhů uvádí, že dokázali dramaticky zkrátit celkovou dobu odezvy, zvýšit počet RFP, které jsou schopni dokončit, a zároveň zlepšit jejich celkovou míru výhry.

V letošním roce jsme reagovali na 85% více RFP, než tomu bylo v loňském roce, a zvýšili jsme náš pokrok o 9 procent.

Erica Clausen-Lee, hlavní strategická ředitelka pro InfoMart

Díky rychlejším reakcím budete mít více celkových příležitostí poskytovat konzistentní, přesné a efektivní odpovědi, u nichž je větší pravděpodobnost, že v podnikání zvítězí.

Zvyšte konzistenci RFP

Pomocí znalostní základny platformy mohou uživatelé snadno ukládat, organizovat, prohledávat a znovu používat obsah minulých návrhů, což jim dává náskok před odpověďmi RFP. Centralizované centrum pro obsah nabídky brání vašemu týmu v přepisování stávajících odpovědí, což vám umožňuje shromažďovat data a uchovávat ty nejlepší odpovědi pro budoucí použití.

Máme jistotu, že naše znalosti jsou bezpečné a konzistentní. Nemusíme se bát, že přijdeme o odborné znalosti malých a středních podniků, pokud někdo skončí nebo si vezme dovolenou. Nebudeme trávit hodiny hledáním předchozích odpovědí a zkoušením zjistit, kdo co dělá, protože všechny otázky a odpovědi jsou přímo v RFP360.

Beverly Blakely Jones z National Geographic Learning Případová studie Cengage

Zlepšete přesnost RFP 

Chytání nesprávných nebo zastaralých odpovědí může být obtížné, a to i pro nejzkušenějšího člena týmu. Při spárování s běžně se vyskytujícím termínem rychlého obratu na RFP hrozí riziko poskytnutí chybných informačních sloučenin. Nepřesné informace mohou být bohužel také velmi nákladné v tom, že vás mohou stát samotné podnikání, kterému se chcete věnovat. Nesprávná odpověď na žádost o nabídku může vést k vyloučení z uvážení, prodlouženým jednáním, zpožděním při uzavírání smluv nebo k horšímu.

Cloudový software RFP řeší tento problém tím, že umožňuje týmům aktualizovat své odpovědi odkudkoli a kdykoli s jistotou, že vědí, že se změna projeví v celém systému.

Například tento typ funkcí je skvělým nástrojem, když produkt nebo služba prochází častými aktualizacemi, které je třeba zahrnout do standardní odpovědi. V mnoha případech musí týmy, které čelí tomuto typu změn, projít celým organizačním diagramem, aby zajistily, že aktualizace budou přijaty institucionálně, a poté sledovat s každým členem, aby bylo zajištěno, že byl proveden na individuální úrovni, a zároveň zkontrolovat každý návrh před tím, než jít ven. Je to vyčerpávající.

Cloudový software RFP spravuje tyto změny pro celý podnik a slouží jako jediný clearinghouse pro vyvíjející se obsah.

Zvyšte účinnost RFP

Největší výhodou softwaru RFP je to, jak rychle se zvyšuje efektivita - svým způsobem je čas potřebný k vytvoření RFP pomocí tohoto typu technologie srovnatelný s rozdílem mezi jízdou od pobřeží k letu a létáním. Mnoho softwarových řešení RFP, včetně RFP360, je také založeno na cloudu, což umožňuje rychlé nasazení, což znamená, že výsledky jsou téměř okamžité.

Čas zhodnotit (TtV) je myšlenka, že existují hodiny, které sledují, jak dlouho trvá zákazníkovi od podepsání smlouvy do okamžiku „ah-ha“, kdy plně pochopí hodnotu a odemkne potenciál softwaru. U softwaru RFP k tomuto okamžiku obvykle dochází několik týdnů po podepsání smlouvy, kdy uživatel pracuje s týmem pro zákaznickou zkušenost na své první RFP. Standardní odpovědi a první návrh jsou nahrány do systému, pak ah-ha moment — software rozpozná otázky a vloží správné odpovědi, čímž vyplní v průměru asi 60 až 70 procent RFP – během okamžiku. 

Zjistili jsme, že rozhraní RFP360 bylo nejintuitivnější a nejsnadnější na uvedení do provozu. Pro nás existovala velmi minimální křivka učení a umožnila nám téměř okamžitě zvýšit výkon.

Emily Tippins, správce prodeje pro údržbu Swish | Případová studie

Vývoj procesu RFP dává uživatelům čas zpět, aby se mohli soustředit na strategické iniciativy na vyšší úrovni. 

Určitě nás to zefektivnilo. RFP360 nám vrátil náš čas a umožnil nám skutečně vybrat a vybrat si naše projekty. Už nejsme zběsilí. Můžeme se zhluboka nadechnout, zaměřit se na strategičnost a ujistit se, že vybíráme ty správné projekty a poskytujeme kvalitní odpovědi.

Brandon Fyffe, pracovník pro rozvoj podnikání v CareHere

Technologie RFP musí být nutná

  • Podnikání mimo RFP – Response software není jen pro RFP, můžete také spravovat žádosti o informace (RFI), bezpečnostní a due diligence dotazníky (DDQ), žádosti o kvalifikaci (Žádosti o cenovou nabídku) a více. Technologii lze použít pro jakýkoli typ standardizovaného formuláře otázek a odpovědí s opakovatelnými odpověďmi.
  • Nejlepší použitelnost a podpora ve své třídě – Ne každý, kdo pracuje na RFP, je super uživatel. RFP vyžadují vstup od mnoha oddělení a odborníků na předmět s různou úrovní technických dovedností. Vyberte si řešení, které se snadno používá a je intuitivní s vynikající zákaznickou podporou.
  • Zkušenosti a stabilita - Stejně jako u kteréhokoli jiného poskytovatele technologie SaaS můžete od své technologie RFP očekávat pravidelné aktualizace a vylepšení, ale ujistěte se, že společnost má zkušenosti s poskytováním skutečně užitečných funkcí, na které se můžete spolehnout.
  • Znalostní báze  - Každé řešení RFP by mělo obsahovat prohledávatelné centrum obsahu, které vašim uživatelům umožňuje snadno spolupracovat a poskytovat aktualizace odpovědí, které jim byly přiřazeny. Hledejte řešení, které využívá AI k přiřazování běžných otázek k jejich odpovědím.
  • Inteligentní plug-iny a integrace - Technologie RFP by měla fungovat s programy, které používáte. Hledejte doplňky, které vám umožní používat vaši znalostní základnu při práci na vaší odpovědi v programech jako Word nebo Excel. Software by se měl také integrovat s klíčovými aplikacemi CRM a produktivity, aby bez problémů podporoval vaše stávající procesy RFP.

Ztrácejte méně času a vyhrajte více RFP

RFP jsou o vítězství. Jsou navrženy tak, aby pomohly kupujícímu rozhodnout, kdo je nejlepší, a čím rychleji dokážete, že vaše firma odpovídá faktuře, tím lépe. Software RFP zrychluje váš proces, aby vás dostal do úvahy rychleji, uzavřel více podnikání a poskytl vám ještě více příležitostí k vítězství.

S tím, jak se marketingové týmy ještě více přizpůsobují a spolupracují s provozem příjmů, se technologie RFP stává pro proces ještě důležitější. Poptávka po rychlých reakcích RFP nezmizí. Takže nečekejte, až si už nebudete moci osvojit technologii, která vám ušetří čas na RFP. Vaši konkurenti určitě ne.

Vyžádejte si ukázku RFP360

Beau Wysong

Beau Wysong je marketingovým ředitelem společnosti RFP 360. Využívá své rozsáhlé znalosti v oblasti technologického marketingu a prodeje, aby řídil obchodní růst softwarové společnosti. Beau je zodpovědný za budování přední značky na trhu, zapojení zákazníků a vzdělávání budoucích zákazníků se znalostmi.

Související články

Tlačítko Nahoru
zavřít

Byl detekován Adblock

Martech Zone je schopna vám poskytnout tento obsah zdarma, protože naše stránky zpeněžujeme prostřednictvím příjmů z reklam, přidružených odkazů a sponzorství. Ocenili bychom, kdybyste při prohlížení našich stránek odstranili svůj blokovač reklam.