Jak napsat zásady vaší společnosti pro sociální média pro zaměstnance [Ukázka]
Zde jsou pokyny pro sociální média pro práci ve společnosti [Company] spolu s další částí pro společnosti, které jsou veřejné nebo se řídí předpisy.
Nastavte tón vaší organizace
Udávat tón pro používání sociálních médií zaměstnanci je v dnešním digitálním prostředí prvořadé. Sociální média se vyvinula mimo osobní komunikaci v mocný nástroj, který formuje veřejné vnímání, ovlivňuje dynamiku trhu a může významně ovlivnit pověst organizace.
Ve společnosti [Company] si uvědomujeme, že sociální média nejsou jen platformou pro individuální vyjádření, ale také zásadním nástrojem pro podporu smysluplných spojení, sdílení cenných poznatků a posílení přítomnosti naší značky v digitální sféře.
Odpovědné a etické přijetí sociálních médií jako takové je podporováno a zásadní pro naši organizační strategii. V době, kdy se informace šíří rychlostí kliknutí, je pochopení významu sociálních médií a sladění jejich používání s hodnotami a cíli naší společnosti zásadní pro ochranu naší reputace, kontakt se zúčastněnými stranami a v konečném důsledku pro dosažení našich obchodních cílů.
Tento soubor pokynů si klade za cíl poskytnout jasný návod, jak využívat sociální média jako mocný nástroj a zároveň dodržovat zásady, které definují [Společnost].
Obecná pravidla pro sociální média
- Buďte transparentní a uveďte, že pracujete ve společnosti. Vaše upřímnost bude zaznamenána v prostředí sociálních médií. Pokud píšete o společnosti [Company] nebo konkurenci, použijte své skutečné jméno, identifikujte, že pro společnost [Company] pracujete, a ujistěte se o své roli. Pokud máte skutečný zájem o to, o čem diskutujete, řekněte to jako první.
- Nikdy nepředstavujte sebe nebo [společnost] nepravdivě nebo zavádějícím způsobem. Všechna prohlášení musí být věcná a nesmí být zavádějící; všechna tvrzení musí být doložena.
- Buďte ostražití při sledování konverzací souvisejících s [společností] na sociálních sítích. Pokud narazíte na jakýkoli nevhodný nebo škodlivý obsah související se společností [Společnost], nahlaste to příslušnému oddělení společnosti, aby zakročilo.
- Publikujte smysluplné a uctivé komentáře – žádný spam nebo poznámky, které jsou mimo téma nebo urážlivé.
- Používejte zdravý rozum a zdvořilost. Požádejte o povolení publikovat nebo nahlásit konverzace, které mají být soukromé nebo interní pro [Společnost]. Zajistěte, aby vaše transparentnost neporušovala zásady ochrany soukromí, důvěrnosti a právních pokynů [společnosti] pro externí komerční projevy.
- Držte se své oblasti odborných znalostí a poskytněte jedinečné, individuální pohledy na nedůvěrné činnosti ve společnosti [Company].
- Při sdílení obsahu vytvořeného ostatními vždy uveďte náležitý kredit a přiřaďte jej původnímu zdroji. Při používání obsahu třetích stran dodržujte autorská práva a licenční smlouvy.
- Když nesouhlasíte s názory ostatních, zachovejte to slušně a zdvořile. Pokud se situace online stane antagonistickou, vyhněte se přehnané defenzivě a náhlému odpojení. Požádejte o radu ředitele PR a zdvořile se odpoutejte.
- Profesionálně reagujte na negativní komentáře nebo kritiku na sociálních sítích. Vyhněte se konfrontacím nebo hádkám. Místo toho řešte problémy zdvořile a v případě potřeby nasměrujte konverzaci k vyřešení na soukromý kanál.
- Pokud píšete o soutěži, buďte diplomatičtí, zajistěte faktickou přesnost a získejte potřebná povolení.
- Vyhněte se komentářům k právním záležitostem, soudním sporům nebo jakýmkoli stranám, se kterými může být [Společnost] v soudním sporu.
- Nikdy se nezapojujte do sociálních sítí, když diskutujete o tématech, která mohou být považována za krizovou situaci. Dokonce i anonymní komentáře lze zpětně vysledovat k vaší IP adrese nebo IP adrese [společnosti]. Veškeré aktivity na sociálních sítích týkající se krizových témat předejte řediteli pro PR a/nebo právní záležitosti.
- Buďte opatrní při ochraně sebe, svého soukromí a důvěrných informací společnosti [Company]. To, co publikujete, je široce dostupné a dlouhodobé. Obsah pečlivě zvažte, protože Google má dlouhou paměť.
- Pokud máte osobní vztahy nebo finanční zájmy, které by mohly ovlivnit váš obsah sociálních médií související se [Společností] nebo jejími konkurenty, zveřejněte tyto vztahy nebo zájmy při zveřejňování příspěvků o relevantních tématech.
Ochrana duševního vlastnictví a důvěrných informací:
- Nezveřejňujte žádné důvěrné nebo vlastnické informace o [společnosti] na platformách sociálních médií. To zahrnuje, ale není omezeno na obchodní tajemství, podrobnosti o vývoji produktů, seznamy zákazníků, finanční údaje a jakékoli informace, které by mohly poskytnout konkurentům výhodu.
- Buďte opatrní při sdílení osobních údajů, vašich i ostatních, na sociálních sítích. Chraňte své soukromí a soukromí kolegů, zákazníků a partnerů. Vyhněte se sdílení osobních kontaktních údajů nebo citlivých informací ve veřejných příspěvcích.
- Buďte opatrní při projednávání probíhajících projektů, budoucích uvedení produktů na trh nebo citlivých obchodních záležitostí. Vždy buďte opatrní, abyste předešli neúmyslným únikům informací, které by mohly poškodit konkurenční pozici [Společnosti].
- Máte-li pochybnosti o tom, zda lze informace sdílet, poraďte se před odesláním s příslušným oddělením (např. právní oddělení, oddělení duševního vlastnictví nebo podnikové komunikace).
- Respektujte práva duševního vlastnictví ostatních. Nesdílejte ani nešiřte materiál chráněný autorskými právy bez řádného povolení a při sdílení obsahu vytvořeného ostatními vždy uvádějte uznání.
- V případě jakýchkoli pochybností ohledně ochrany duševního vlastnictví nebo důvěrných informací se obraťte na oddělení duševního vlastnictví nebo právní oddělení, které vám poskytne radu a vysvětlení.
Další pokyny pro veřejné společnosti nebo společnosti, na které se vztahují předpisy o ochraně osobních údajů:
- Při projednávání finančních záležitostí zajistěte dodržování všech příslušných předpisů a právních požadavků, zejména pokud je [Společnost] veřejná.
- Před sdílením jakýchkoli informací týkajících se právních záležitostí, vyšetřování nebo regulačních záležitostí se poraďte s právním týmem.
- Při nakládání s údaji o zákaznících a diskusích o nich dodržujte přísné protokoly o ochraně osobních údajů, zejména pokud [Společnost] podléhá předpisům o ochraně osobních údajů. Vždy požádejte o radu pověřence pro ochranu osobních údajů nebo právní odborníky.
- Zdržte se spekulativních prohlášení o finanční výkonnosti [Společnosti] nebo o trendech na trhu, zejména pokud by to mohlo ovlivnit ceny akcií nebo vnímání investorů.
- Dotazy mainstreamových médií musí být předány řediteli pro styk s veřejností.
Zavřít s odpovědností
- Při účasti na aktivitách na sociálních sítích souvisejících se společností [Company] mějte na paměti tyto pokyny. Vaše dodržování těchto pokynů pomáhá chránit naši pověst a zajišťuje soulad s právními předpisy.
- Pravidelně kontrolujte a aktualizujte tyto pokyny pro sociální média, abyste zajistili, že zůstanou relevantní a budou v souladu s vyvíjejícími se platformami sociálních médií a zásadami společnosti.
- Pokud se někdy ocitnete v nejistotě nebo na pochybách ohledně vhodného používání sociálních médií v kontextu [Společnosti], doporučujeme vám vyhledat radu a vysvětlení. Náš komunikační manažer je okamžitě k dispozici, aby vám pomohl s orientací v jakýchkoli otázkách, obavách nebo situacích, které mohou nastat na sociálních sítích.
Pamatujte, že specifické potřeby a rizika vaší společnosti se mohou lišit, a proto je důležité upravit tyto pokyny tak, aby byly v souladu s oborem, kulturou a cíli společnosti. Kromě toho se doporučuje konzultovat právní týmy a týmy pro dodržování předpisů, aby bylo zajištěno sladění s regulačními požadavky.