RFP360: Rozvíjející se technologie, která vás zbaví RFP

RFP360

Celou svou kariéru jsem strávil prodejem a marketingem softwaru. Spěchal jsem, abych přivedl horké potenciální zákazníky, zrychlil prodejní cyklus a získal nabídky - což znamená, že jsem investoval stovky hodin svého života do přemýšlení, práce a reakce na RFP - nutné zlo, pokud jde o získání nového podniku .

RFP se vždy cítily jako nikdy nekončící honička za papírem - mizerně pomalý proces, který nevyhnutelně vyžadoval hledání odpovědí z produktového managementu, řešení konfliktů s právními předpisy, řešení problémů s IT a potvrzování čísel s financemi. Ti, kteří jsou obeznámeni, vědí - seznam pokračuje. Profesionálové v oblasti marketingu, prodeje a rozvoje podnikání tráví nespočet hodin neefektivním prohledáváním předchozích odpovědí na opakující se otázky, pronásledováním odpovědí na nové otázky, ověřováním informací a opakovaným hledáním schválení. Tento proces je složitý, časově náročný a zatěžuje zdroje jakékoli organizace. 

Navzdory rychlému vývoji technologie se u mnoha podniků proces RFP změnil jen velmi málo z mých zkušeností na začátku mé kariéry před více než deseti lety. Marketingové týmy ke sestavování návrhů stále používají manuální procesy a používají odpovědi z libovolného počtu zdrojů, které se mohou nacházet v tabulkách aplikace Excel, sdílených dokumentech Google a dokonce i e-mailových archivech.

To znamená, že si nejen zoufale přejeme, aby proces RFP byl efektivnější, ale toto odvětví začíná požadovat, což je místo, kde vznikající software má obrovský dopad na prostředí RFP.

Výhody softwaru RFP

Kromě toho, že konstrukce RFP bude méně bolestivá; zavedení rychlého a opakovatelného procesu pro RFP může mít přímý dopad na příjmy. To je místo, kde se objevuje nová technologie RFP.

Software RFP centralizuje a katalogizuje běžné otázky a odpovědi v knihovně obsahu. Většina z těchto řešení je cloudová a podporuje spolupráci v reálném čase mezi manažery návrhů, odborníky na předmět a schvalovateli na výkonné úrovni.

Zejména, RFP360 umožňuje uživatelům rychle: 

  • Uložte, vyhledejte a znovu použijte obsah pomocí vlastní znalostní databáze
  • Spolupracujte se spolupracovníky na stejné verzi jednoho dokumentu
  • Přiřaďte otázky, sledujte pokrok a automatizujte připomenutí
  • Automatizujte odpovědi pomocí AI, která identifikuje otázky a vybere správnou odpověď
  • Získejte přístup k databázi znalostí a pracujte na návrzích ve Wordu, Excelu a Chrome pomocí zásuvných modulů.

Odpovídající na ploše

Výsledkem je, že uživatelé a RFP360Řešení pro správu návrhů uvádí, že dokázali dramaticky zkrátit celkovou dobu odezvy, zvýšit počet RFP, které jsou schopni dokončit, a zároveň zlepšit jejich celkovou míru výhry.

V letošním roce jsme reagovali na 85% více RFP, než tomu bylo v loňském roce, a zvýšili jsme náš pokrok o 9 procent.

Erica Clausen-Lee, hlavní strategická ředitelka pro InfoMart

Díky rychlejším reakcím budete mít více celkových příležitostí poskytovat konzistentní, přesné a efektivní odpovědi, u nichž je větší pravděpodobnost, že v podnikání zvítězí.

Zvyšte konzistenci RFP

Pomocí znalostní základny platformy mohou uživatelé snadno ukládat, organizovat, prohledávat a znovu používat obsah minulých návrhů, což jim dává náskok před odpověďmi RFP. Centralizované centrum pro obsah nabídky brání vašemu týmu v přepisování stávajících odpovědí, což vám umožňuje shromažďovat data a uchovávat ty nejlepší odpovědi pro budoucí použití.

Máme jistotu, že naše znalosti jsou bezpečné a konzistentní. Nemusíme se bát, že přijdeme o odborné znalosti malých a středních podniků, pokud někdo skončí nebo si vezme dovolenou. Nebudeme trávit hodiny hledáním předchozích odpovědí a zkoušením zjistit, kdo co dělá, protože všechny otázky a odpovědi jsou přímo v RFP360.

Beverly Blakely Jones z National Geographic Learning Případová studie Cengage

Zlepšete přesnost RFP 

Chytání nesprávných nebo zastaralých odpovědí může být obtížné, a to i pro nejzkušenějšího člena týmu. Při spárování s běžně se vyskytujícím termínem rychlého obratu na RFP hrozí riziko poskytnutí chybných informačních sloučenin. Nepřesné informace mohou být bohužel také velmi nákladné v tom, že vás mohou stát samotné podnikání, kterému se chcete věnovat. Nesprávná odpověď na žádost o nabídku může vést k vyloučení z uvážení, prodlouženým jednáním, zpožděním při uzavírání smluv nebo k horšímu.

Cloudový software RFP řeší tento problém tím, že umožňuje týmům aktualizovat své odpovědi odkudkoli a kdykoli s důvěrou, že změna se odráží v celém systému.

Například tento typ funkcí je skvělým nástrojem, když produkt nebo služba prochází častými aktualizacemi, které je třeba zahrnout do standardní odpovědi. V mnoha případech musí týmy, které čelí tomuto typu změn, projít celým organizačním diagramem, aby zajistily, že aktualizace budou přijaty institucionálně, a poté sledovat s každým členem, aby bylo zajištěno, že byl proveden na individuální úrovni, a zároveň zkontrolovat každý návrh před tím, než jít ven. Je to vyčerpávající.

Cloudový software RFP spravuje tyto změny pro celý podnik a slouží jako jediný clearinghouse pro vyvíjející se obsah.

Zvyšte účinnost RFP

Největší výhodou softwaru RFP je to, jak rychle se zvyšuje efektivita - svým způsobem je čas potřebný k vytvoření RFP pomocí tohoto typu technologie srovnatelný s rozdílem mezi jízdou od pobřeží k letu a létáním. Mnoho softwarových řešení RFP, včetně RFP360, je také založeno na cloudu, což umožňuje rychlé nasazení, což znamená, že výsledky jsou téměř okamžité.

Time to value (TtV) je myšlenka, že existují hodiny, které sledují, jak dlouho trvá zákazníkovi od podepsané smlouvy do „ah-ha momentu“, kdy plně pochopí hodnotu a uvolní potenciál softwaru. U softwaru RFP se tento okamžik obvykle stane několik týdnů po podpisu smlouvy, když uživatel pracuje s týmem zákaznické zkušenosti na svém prvním RFP. Do systému se nahrají standardní odpovědi a první návrh, poté ah-ha moment - software rozpozná otázky a vloží správné odpovědi, přičemž v průměru dokončí přibližně 60 až 70 procent RFP - za okamžik. 

Zjistili jsme, že rozhraní RFP360 bylo nejintuitivnější a nejsnadnější na uvedení do provozu. Pro nás existovala velmi minimální křivka učení a umožnila nám téměř okamžitě zvýšit výkon.

Emily Tippins, správce prodeje pro údržbu Swish | Případová studie

Vývoj procesu RFP dává uživatelům čas zpět, aby se mohli soustředit na strategické iniciativy na vyšší úrovni. 

Určitě nás to zefektivnilo. RFP360 nám vrátil náš čas a umožnil nám skutečně vybrat a vybrat si naše projekty. Už nejsme zběsilí. Můžeme se zhluboka nadechnout, zaměřit se na strategičnost a ujistit se, že vybíráme ty správné projekty a poskytujeme kvalitní odpovědi.

Brandon Fyffe, pracovník pro rozvoj podnikání v CareHere

Technologie RFP musí být nutná

  • Podnikání mimo RFP - Software pro odezvu není určen pouze pro žádosti o nabídku, můžete také spravovat žádosti o informace (RFI), dotazníky o zabezpečení a náležité péči (DDQ), žádosti o kvalifikaci (RFQ) a další. Tuto technologii lze použít pro jakýkoli typ standardizovaného formuláře pro otázky a odpovědi s opakovatelnými odpověďmi.
  • Nejlepší použitelnost a podpora ve své třídě - Ne každý, kdo pracuje na RFP, je superuživatel. RFP vyžadují vstup od mnoha oddělení a odborníků na předmět s různou úrovní technických dovedností. Vyberte si snadno použitelné a intuitivní řešení s vynikající zákaznickou podporou.
  • Zkušenosti a stabilita - Stejně jako u kteréhokoli jiného poskytovatele technologie SaaS můžete od své technologie RFP očekávat pravidelné aktualizace a vylepšení, ale ujistěte se, že společnost má zkušenosti s poskytováním skutečně užitečných funkcí, na které se můžete spolehnout.
  • Znalostní báze  - Každé řešení RFP by mělo obsahovat prohledávatelné centrum obsahu, které vašim uživatelům umožňuje snadno spolupracovat a poskytovat aktualizace odpovědí, které jim byly přiřazeny. Hledejte řešení, které využívá AI k přiřazování běžných otázek k jejich odpovědím.
  • Inteligentní plug-iny a integrace - Technologie RFP by měla fungovat s programy, které používáte. Hledejte doplňky, které vám umožní používat vaši znalostní základnu při práci na vaší odpovědi v programech jako Word nebo Excel. Software by se měl také integrovat s klíčovými aplikacemi CRM a produktivity, aby bez problémů podporoval vaše stávající procesy RFP.

Ztrácejte méně času a vyhrajte více RFP

RFP jsou o vítězství. Jsou navrženy tak, aby pomohly kupujícímu rozhodnout, kdo je nejlepší, a čím rychleji dokážete, že vaše firma odpovídá faktuře, tím lépe. Software RFP zrychluje váš proces, aby vás dostal do úvahy rychleji, uzavřel více podnikání a poskytl vám ještě více příležitostí k vítězství.

S tím, jak se marketingové týmy ještě více přizpůsobují a spolupracují s provozem příjmů, se technologie RFP stává pro proces ještě důležitější. Poptávka po rychlých reakcích RFP nezmizí. Takže nečekejte, až si už nebudete moci osvojit technologii, která vám ušetří čas na RFP. Vaši konkurenti určitě ne.

Vyžádejte si ukázku RFP360

Co si myslíte?

Tyto stránky používají Akismet k omezení spamu. Zjistěte, jak jsou vaše údaje komentářů zpracovávány.