Pracovní postupy: Osvědčené postupy pro automatizaci dnešního marketingového oddělení

Workflow

V době marketingu obsahu, PPC kampaní a mobilních aplikací nemají zastaralé nástroje jako pero a papír v dnešním dynamickém marketingovém prostředí místo. Marketingoví pracovníci se však znovu a znovu vracejí k zastaralým nástrojům svých životně důležitých procesů, takže kampaně jsou náchylné k chybám a nedorozumění.

Provádění automatizovaných pracovních postupů je jedním z nejchytřejších způsobů, jak odstranit tuto neúčinnost. Díky zavedeným lepším nástrojům mohou obchodníci určit a automatizovat své nejopakovatelnější a těžkopádné úkoly, minimalizovat riziko chyb a vytvořit bezpečnostní síť, aby se zabránilo ztrátě dokumentů v doručené poště. Zefektivněním pracovních toků získávají obchodníci hodiny zpět v týdnu, aby mohli rychleji a efektivněji plánovat a provádět podrobné kampaně.

Automatizace je jednoduchým výchozím bodem pro posunutí běžných činností, od kontroly kreativních konceptů po schválení rozpočtu, do budoucnosti. Žádná transformace však není bez jejích výzev. Jedná se o dva z hlavních bodů bolesti, s nimiž se organizace setkávají při dalším postupu s automatizací pracovního postupu, a o tom, jak se kolem nich mohou obchodníci orientovat:

  • Vzdělání: Úspěšně přijímáme technologie automatizace pracovních postupů záleží na podpoře celého oddělení (nebo organizace). Inovativní technologie - a zejména automatizace - vyvolala od průmyslové revoluce obavy o bezpečnost pracovních míst. Tato úzkost, která často nevychází z technologie, ale z prostého strachu z neznáma, může vykolejit adopci ještě předtím, než začne. Čím více vedoucích marketingu vzdělává své týmy o hodnotě automatizace, tím snazší bude zmírnit stres ze změn. Na začátku procesu vzdělávání je třeba automatizaci umístit jako nástroj, který eliminuje nežádoucí prvky pracovních míst obchodníků. , nikoli jako stroj, který nahradí jednotlivce. Úlohou automatizace je odstranit během schvalovacího procesu podřadné úkoly, jako jsou dlouhé e-mailové řetězce. Demonstrace nebo koučovací relace specifické pro jednotlivé role jsou jedním ze způsobů, jak zaměstnancům umožnit na vlastní oči vidět, jak se jejich pracovní den zlepší. Kvantifikace času a úsilí, které zaměstnanci ušetří na běžných povinnostech, jako je kontrola kreativních úprav nebo schválení smluv, dává obchodníkům mnohem hmatatelnější přehled o tom, jak tato technologie ovlivní jejich každodenní život.

    Ale vzdělání nemůže skončit půldenním setkáním nebo tréninkem. Umožnění uživatelům učit se jejich vlastním tempem prostřednictvím individuálních koučovacích relací a online zdrojů zmocňuje marketingové pracovníky, aby převzali odpovědnost za proces adopce. V této souvislosti by měli být do rozvoje těchto zdrojů úzce zapojeni obchodníci. I když rozhodnutí přejít na digitální úroveň může přijít shora dolů a IT oddělení bude pravděpodobně těmi, kdo bude rozvíjet pracovní postupy, marketingoví pracovníci budou nakonec znát jejich případy použití a potřeby projektu nejlépe. Vytváření učebních materiálů přizpůsobených konkrétním činnostem marketingového oddělení namísto IT žargonu dává koncovým uživatelům důvod, aby byli více investováni do úsilí o přijetí.

  • Definované procesy: Pravidlo „uvolnění paměti, uvolnění paměti“ platí zcela pro automatizaci pracovního postupu. Automatizace přerušeného nebo špatně definovaného manuálního procesu nevyřeší základní problém. Než bude možné digitalizovat pracovní toky, musí být marketingová oddělení schopna kodifikovat své procesy, aby zajistily, že počáteční úkoly spustí příslušné postupné akce. Zatímco většina společností chápe své pracovní postupy obecně, tyto procesy obvykle zahrnují řadu zdánlivě malých kroků, které jsou během digitálního přechodu považovány za samozřejmost a na které se často zapomíná. přesun do fáze tisku. Kroky podniknuté k odhlášení a strany zapojené do procesu úprav se však mohou v různých odděleních značně lišit. Pokud jsou obchodníci schopni kodifikovat jedinečný proces pro každý úkol, pak je vytvoření pracovního postupu jednoduchý proces.

    Automatizace jakéhokoli obchodního procesu vyžaduje důkladné pochopení příslušných kroků, lidí a správy, aby se zabránilo nejednoznačnosti, která může negativně ovlivnit konečný výsledek. Při zavádění technologie pracovního toku by marketingoví pracovníci měli být kritičtí při zkoumání účinnosti automatizovaných procesů ve srovnání s jejich manuálními protějšky. V nejlepším případě je automatizace pracovního postupu iterativní snahou, která pomáhá marketingovým oddělením neustále se zlepšovat.

Nekonečné příležitosti

Zavedení automatizovaných pracovních postupů by mohlo být výchozím bodem většího digitálního přechodu na pracovišti. Marketingová oddělení jsou často rukojmími kvůli zpomaleným a neefektivním pracovním postupům, které ponechávají méně času na plánování a implementaci kampaně. Pokud je automatizace důkladně naplánována a implementována s plnou znalostí problémů, které mohou nastat, je krok správným směrem. Jakmile jsou pracovní postupy na místě a běží hladce, mohou si obchodníci začít užívat vyšší produktivity a spolupráce, která přichází s definovanými automatizovanými pracovními postupy.

Návrhář pracovního postupu SpringCM

Návrhář pracovního postupu SpringCM poskytuje moderní uživatelské prostředí pro nastavení pracovních toků pro akce prováděné se souborem, složkou nebo dokonce z externích systémů, jako je Salesforce. Automatizujte administrativní úkoly, nastartujte pokročilé pracovní postupy nebo označujte dokumenty a zprávy. Můžete například vytvořit pravidla pro automatické směrování jednotlivého dokumentu nebo skupiny souvisejících dokumentů do konkrétní složky. Nebo definujte prohledávatelné vlastní značky, které se synchronizují se systémy Customer Relationship Management (CRM) a automaticky odkazují na určité dokumenty, aby vám pomohly při sledování a vytváření zpráv.

Šablona pracovního postupu SpringCM

Inteligentní pravidla vám umožní provádět významnou automatizaci procesů s malým nebo žádným kódováním. Automaticky směrujte smlouvy nebo dokumenty lidem uvnitř nebo vně vašeho týmu. Pokročilé pracovní postupy jsou zvláště užitečné během generování kontraktů nebo dokumentů, když můžete použít předdefinovaná data ke snížení lidské chyby, automatizaci distribuce ke schválení a archivaci schválených verzí s minimální interakcí uživatele.

Přesné vyhledávání umožňuje uživatelům rychle vystopovat dokument hledáním metadat, jako je datum zahájení smlouvy nebo jméno zákazníka. Můžete definovat, jak označovat dokumenty podle jejich konkrétních obchodních potřeb. Tyto značky se mohou synchronizovat s CRM, aby prodejní týmy pracovaly se stejnými údaji o zákaznících, a lze je využít ke sledování smluv obsahujících nestandardní nebo vyjednané klauzule.

Co si myslíte?

Tyto stránky používají Akismet k omezení spamu. Zjistěte, jak jsou vaše údaje komentářů zpracovávány.