Proč vaše marketingové oddělení potřebuje investovat do interní komunikační strategie
Každý týden se naše společnost schází na firemním hovoru, kde probíráme každého klienta a práci, kterou právě provádíme. Je to kritická schůzka… často identifikujeme prodejní příležitosti, abychom klientům zvýšili prodej, identifikujeme fantastickou práci, kterou bychom měli propagovat pomocí našeho marketingu, a vzájemně se vzděláváme o řešeních, taktikách a strategiích, jak práci dokončit. Toto hodinové setkání je nekonečně cenné pro úspěch našeho podnikání.
Efektivní mezinárodní komunikace je mízou každého úspěšného podnikání. Hraje klíčovou roli při podpoře soudržné a angažované pracovní síly a zajišťuje, že každý je v souladu s vizí, cíli a hodnotami společnosti. Na druhou stranu, zanedbání vytvoření koherentní interní komunikační strategie může vést k několika výzvám, které brání růstu a úspěchu společnosti.
Pojďme prozkoumat klíčové problémy, které vyplývají z neexistence solidní interní komunikační strategie, a výhody její implementace.
Výzvy spojené s neexistencí interní komunikační strategie:
- Nedostatek jasnosti a zarovnání: Bez definované strategie interní komunikace nemusí zaměstnanci jasně chápat vizi společnosti, její cíle nebo směr, kterým se chce ubírat. Tento nedostatek jasnosti může vést ke zmatku, nesouladu a pocitu odloučení mezi zaměstnanci.
- Neefektivní komunikační kanály: Spoléhat se pouze na sporadické e-maily, občasné chatování v kuchyni nebo zastaralé powerpointové prezentace může být pro předání důležitých informací nedostatečné. Může to vést ke ztrátě, přehlédnutí nebo nepochopení zásadních zpráv, což vede k neefektivitě a promarněným příležitostem.
- Nízká angažovanost zaměstnanců: Absence robustní strategie interní komunikace může přispět k nižší úrovni zapojení zaměstnanců. Když se zaměstnanci necítí dobře informováni nebo zapojeni, jejich motivace a nadšení pro práci mohou klesat, což má dopad na produktivitu a celkový výkon.
- Omezený buy-in pro změny: Zavádění nových značek nebo firemních směrů vyžaduje zapojení zaměstnanců a podporu. Bez řádného plánu interní komunikace mohou být zaměstnanci odolní vůči změnám nebo si neuvědomují důvody, které za tím stojí, což brání úspěšné implementaci.
- Promeškané příležitosti ke spolupráci: Neadekvátní komunikační platformy mohou bránit spolupráci zaměstnanců a sdílení znalostí. To může vést k promeškaným příležitostem k inovaci a zlepšení, protože nápady a odborné znalosti zůstávají v odděleních umlčovány.
- Promarněné příležitosti pro prodej a marketing: Komunikace o úspěších vašich zaměstnanců je zásadní, protože poskytuje příležitosti k šíření informací mezi další zaměstnance, kteří jsou v kontaktu se zákazníky, a klienty, se kterými pracují. Je mnohem jednodušší upsell a cross-sell zákazníka, než najít nového!
Výhody interní komunikační strategie:
- Lepší zapojení zaměstnanců: Dobře provedená interní komunikační strategie udržuje zaměstnance v zapojení a investuje do úspěchu společnosti. Angažovaní zaměstnanci budou s větší pravděpodobností proaktivní, loajální a budou pozitivně přispívat ke kultuře na pracovišti.
- Vylepšené zarovnání a zaměření: Efektivní komunikační strategie pomáhá sladit zaměstnance s vizí, posláním a hodnotami společnosti. Všichni na stejné stránce pracují na společných cílech, což vede k lepšímu výkonu a výsledkům.
- Lepší spolupráce a sdílení znalostí: Využití různých platforem pro interní komunikaci, jako je Slack, zaměstnanecké portály, intranety a podnikové sociální sítě, umožňuje spolupráci v reálném čase, sdílení souborů a snadnou komunikaci napříč odděleními bez ohledu na fyzické umístění.
- Rychlé a efektivní šíření informací: Díky moderním komunikačním nástrojům a aplikacím, jako jsou interní webináře, virtuální schůzky a mobilní aplikace, se mohou důležité aktualizace, novinky a oznámení rychle dostat k zaměstnancům, což zkracuje zpoždění a zajišťuje včasné akce.
- Posílená firemní kultura: Silná interní komunikační strategie, včetně informačních bulletinů a digital signage, podporuje pozitivní firemní kulturu tím, že podporuje transparentnost, otevřený dialog a uznávání úspěchů zaměstnanců.
- Usnadněné řízení změn: V době změn pomáhá dobře naplánovaná komunikační strategie hladce zvládat přechody tím, že vysvětluje důvody změn a řeší obavy zaměstnanců prostřednictvím průzkumů a platforem pro zpětnou vazbu.
- ziskovost: Informovaní zaměstnanci jsou rozhodující pro ziskovost organizace. Výborná komunikace pomáhá jak udržet zákazníky, tak zvýšit tržby na klienta.
Toto vtipné video s Howardem Downerem, marketingovým manažerem, ukazuje důsledky špatné interní komunikace.
Spolehlivost společnosti na staromódní metody, jako jsou prezentace v PowerPointu a příležitostná setkání, nedokáže zaměstnance efektivně zapojit, což vede k nedostatku motivace a souladu s cíli společnosti.
Strategie interní komunikace
Stanovení efektivní interní komunikační strategie vyžaduje pečlivé plánování a zvážení. Zde jsou základní základy a kroky, které vás provedou celým procesem:
- Stanovte si jasné cíle: Identifikujte hlavní cíle a cíle strategie interní komunikace. Čeho chcete zlepšením komunikace dosáhnout?
- Pochopte své publikum: Poznejte své zaměstnance a jejich komunikační preference. Zvažte jejich potřeby, demografické údaje a role v rámci organizace.
- Vytvořte komunikační tým: Sestavte tým odpovědný za plánování, implementaci a monitorování strategie interní komunikace. Tento tým by měl zahrnovat zástupce z různých oddělení, aby byly zajištěny různé perspektivy.
- Proveďte komunikační audity: Zhodnoťte aktuální stav interní komunikace organizace. Identifikujte silné a slabé stránky a oblasti pro zlepšení.
- Definujte klíčové zprávy: Určete základní sdělení, která musí být zaměstnancům důsledně sdělována. Tato sdělení by měla být v souladu s vizí, cíli a hodnotami společnosti.
- Vyberte komunikační kanály: Vyberte si kombinaci komunikačních kanálů, která vyhovuje potřebám organizace a preferencím jejích zaměstnanců. To může zahrnovat e-maily, intranety, ESN, týmové schůzky, informační bulletiny atd.
- Vypracujte obsahovou strategii: Naplánujte si typ obsahu, který bude sdílen různými kanály. Zahrňte aktualizace, zprávy o společnosti, příběhy o úspěších, reflektory zaměstnanců a relevantní informace z oboru.
- Vytvořte komunikační kalendář: Stanovte si plán, kdy a jak bude komunikace probíhat. Komunikační kalendář pomáhá udržovat konzistenci a zajišťuje doručení zpráv ve správný čas.
- Podporujte obousměrnou komunikaci: Podporujte otevřený dialog a zpětnou vazbu od zaměstnanců. Vytvořte mechanismy, aby zaměstnanci mohli sdílet své nápady, obavy a návrhy.
- Školit vedoucí a manažery: Poskytněte komunikační školení pro vedoucí a manažery, abyste zajistili, že budou moci efektivně předávat důležitá sdělení svým týmům.
- Sledujte a měřte: Pravidelně vyhodnocujte dopad komunikační strategie. Shromažďujte zpětnou vazbu od zaměstnanců a sledujte klíčové ukazatele výkonu (KPI) k posouzení účinnosti strategie.
- Opakujte a vylepšujte: Na základě zpětné vazby a dat proveďte potřebné úpravy komunikační strategie. Neustálé zlepšování zajišťuje, že strategie zůstane relevantní a účinná.
- Zapojit podporu vedení: Získejte podporu a zapojení od nejvyššího vedení. Když se lídři aktivně účastní komunikačního úsilí, posiluje to důležitost strategie v celé organizaci.
- Oslavte úspěchy: Uznávejte a oslavujte milníky a úspěchy dosažené lepší interní komunikací. Pozitivní posilování podporuje trvalé zapojení zaměstnanců.
Dodržováním těchto základních kroků mohou podniky vybudovat silnou interní komunikační strategii, která podpoří spolupracující, informovanou a motivovanou pracovní sílu. Pamatujte, že komunikace je neustálý proces a vyžaduje odhodlání a přizpůsobivost, aby vyhovovala vyvíjejícím se potřebám organizace a jejích zaměstnanců.
Platformy a technologie interní komunikace
Podniky by měly investovat do komplexní strategie interní komunikace, aby tyto výzvy překonaly. Existuje nepřeberné množství platforem a technologií, které mohou zlepšit interní komunikační toky. Společnosti často využívají více technologií, aby splnily preference svých zaměstnanců:
- Digitální značení: Zobrazuje se v kancelářských prostorách nebo společných prostorách pro sdílení firemních zpráv, oznámení a motivačních zpráv.
- E -mailový podpisový marketing (ESM): Využívá standardizované a dobře navržené e-mailové podpisy pro posílení důležitých zpráv a propagačních akcí.
- Podnikové sociální sítě (ESN): Platformy podobné sociálním médiím, jako je Yammer pro interní komunikaci, podporu spolupráce a sdílení aktualizací.
- Platformy pro zpětnou vazbu: Nástroje pro provádění průzkumů a shromažďování zpětné vazby k pochopení potřeb a obav zaměstnanců.
- Gamifikace platformy: Začleňuje do komunikace herní prvky, jako jsou žebříčky a odměny, aby bylo učení a sdílení poutavé.
- Rychlé zasílání zpráv (IM): Aplikace, které nabízejí rychlou komunikaci, sdílení souborů a integraci s různými nástroji.
- Týmy společnosti Microsoft: Platforma pro spolupráci od společnosti Microsoft, která kombinuje chat, videokonference, úložiště souborů a integraci aplikací.
- Mobilní aplikace: Aplikace vyvinuté společností nebo třetími stranami pro poskytování aktualizací, školicích materiálů a průzkumů zapojení zaměstnanců do chytrých telefonů.
- Newsletteru: Pravidelné e-maily nebo intranetové publikace shromažďující důležité informace, aktualizace společnosti a zajímavosti o zaměstnancích.
- Podcasty: Interní podcasty pro aktualizace, rozhovory, příběhy o úspěchu a cenné postřehy.
- Portály/intranety: Soukromé webové stránky, které slouží jako centralizovaná centra pro informace, dokumenty, zásady a zprávy společnosti.
- Platformy pro rozpoznávání: Software pro rozpoznávání a odměňování úspěchů a příspěvků zaměstnanců.
- Platformy sociálního intranetu: Kombinuje tradiční intranety s prvky sociálních médií pro interaktivní komunikaci.
- Virtuální schůzky: Platformy pro webináře, radnice a interaktivní diskuse.
- Virtuální radnice: Online schůzky, které spojují vedení a zaměstnance při aktualizacích a setkáních s otázkami a odpověďmi.
- Webináře: Interní semináře nebo školení přístupné zaměstnancům v rámci organizace.
Pamatujte, že výběr platforem by měl být v souladu s jedinečnými potřebami společnosti, kulturou a preferencemi jejích zaměstnanců. Integrovaný přístup využívající kombinaci těchto platforem může zajistit účinnou interní komunikaci, která povede k angažovanější a informovanější pracovní síle.
Závěrem lze říci, že efektivní strategie interní komunikace je zásadní pro vybudování soudržné, informované a motivované pracovní síly. Řešením zásadních problémů a využíváním výhod mohou podniky vytvořit prosperující pracoviště, kde jsou zaměstnanci aktivně zapojeni, je podporována spolupráce a všichni pracují na společném úspěchu společnosti.