Standardizace adres 101: Výhody, metody a tipy

Standardizace adres 101: Výhody, metody a tipy

Kdy jste naposledy našli všechny adresy ve vašem seznamu ve stejném formátu a byly bez chyb? Nikdy, že?

Navzdory všem krokům, které může vaše společnost podniknout, aby minimalizovala chyby v datech, jsou problémy s kvalitou dat – jako jsou překlepy, chybějící pole nebo mezery na začátku – kvůli ručnímu zadávání dat – nevyhnutelné. Ve skutečnosti profesor Raymond R. Panko ve svém publikovaný příspěvek zdůraznili, že chyby v tabulkových datech, zejména u malých souborů dat, se mohou pohybovat mezi 18 % a 40 %.  

Pro boj s tímto problémem může být skvělým řešením standardizace adres. Tento příspěvek zdůrazňuje, jak mohou společnosti těžit ze standardizace dat a jaké metody a tipy by měly zvážit, aby dosáhly zamýšlených výsledků.

Co je standardizace adres?

Standardizace adres nebo normalizace adres je proces identifikace a formátování záznamů adres v souladu s uznávanými standardy poštovních služeb, jak jsou stanoveny v autoritativní databázi, jako je např. Poštovní služba Spojených států (USPS).

Většina adres se neřídí standardem USPS, který definuje standardizovanou adresu jako adresu, která je plně hláskovaná, zkrácená pomocí standardních zkratek poštovní služby nebo jak je uvedeno v aktuálním souboru poštovní služby ZIP+4.

Standardy poštovního adresování

Standardizace adres se stává naléhavou potřebou pro společnosti, které mají položky adres s nekonzistentními nebo odlišnými formáty kvůli chybějícím podrobnostem adresy (např. kódy ZIP+4 a ZIP+6) nebo interpunkci, psaní velkých písmen, mezerám a pravopisným chybám. Příklad je uveden níže:

Standardizované poštovní adresy

Jak je vidět z tabulky, všechny podrobnosti adresy obsahují jednu nebo více chyb a žádná nesplňuje požadované pokyny USPS.

Standardizace adres nemělo by být zaměňováno s párováním adres a ověřováním adresy. Zatímco tam jsou podobné, ověření adresy je o ověření, zda záznam adresy odpovídá existujícímu záznamu adresy v databázi USPS. Na druhé straně porovnávání adres je o porovnávání dvou podobných dat adresy, aby se zjistilo, zda se vztahují na stejnou entitu nebo ne.

Výhody standardizace adres

Kromě zřejmých důvodů čištění datových anomálií může standardizace adres poskytnout společnostem řadu výhod. Tyto zahrnují:

  • Ušetřete čas ověřováním adres: bez standardizace adres neexistuje žádný způsob, jak podezřívat, zda je seznam adres použitý pro kampaň přímé pošty správný nebo ne, pokud nejsou e-maily vráceny nebo nemají žádnou odpověď. Normalizací proměnlivých adres lze ušetřit značné pracovní hodiny tím, že zaměstnanci prohledávají stovky poštovních adres kvůli přesnosti.
  • Snížit náklady na poštovné: Direct mailové kampaně mohou vést k nesprávným nebo nesprávným adresám, což může způsobit problémy s fakturací a dopravou v direct mailových kampaních. Standardizace adres pro zlepšení konzistence dat může snížit vrácené nebo nedoručené e-maily, což má za následek vyšší míru odezvy na přímou poštu.
  • Odstraňte duplicitní adresy: různé formáty a adresy s chybami mohou vést k odeslání dvojnásobného počtu e-mailů kontaktům, což může snížit spokojenost zákazníků a image značky. Čištění vašich seznamů adres může vaší firmě pomoci ušetřit zbytečné náklady na doručení.

Jak standardizovat adresy?

Jakákoli aktivita normalizace adres by měla splňovat pokyny USPS, aby se vyplatila. Pomocí dat zvýrazněných v tabulce 1 se zde zobrazí, jak budou data adresy vypadat po normalizaci.

Před a po standardizaci adres

Standardizace adres zahrnuje 4-krokový proces. To zahrnuje:

  1. Importovat adresy: shromáždit všechny adresy z více zdrojů dat – jako jsou tabulky Excel, databáze SQL atd. – do jednoho listu.
  2. Údaje profilu pro kontrolu chyb: proveďte profilování dat pomocí k pochopení rozsahu a typu chyb přítomných ve vašem seznamu adres. To vám může poskytnout přibližnou představu o potenciálních problémových oblastech, které vyžadují opravu před provedením jakéhokoli druhu standardizace.  
  3. Vyčistěte chyby, abyste splnili pokyny USPS: Jakmile jsou zjištěny všechny chyby, můžete adresy vyčistit a standardizovat je v souladu s pokyny USPS.
  4. Identifikujte a odstraňte duplicitní adresy: k identifikaci jakýchkoli duplicitních adres můžete hledat dvojí počty v tabulce nebo databázi nebo použít přesné nebo fuzzy shoda k odstranění duplicitních záznamů.

Metody standardizace adres

Existují dva různé přístupy k normalizaci adres ve vašem seznamu. Tyto zahrnují:

Manuální skripty a nástroje

Uživatelé mohou ručně najít spouštěcí skripty a doplňky pro normalizaci adres z knihoven pomocí různých

  1. Programovací jazyky: Python, JavaScript nebo R vám umožní spouštět fuzzy porovnávání adres k identifikaci nepřesných shod adres a aplikovat vlastní pravidla standardizace tak, aby vyhovovala vašim vlastním datům adres.
  2. Úložiště kódování: GitHub poskytuje šablony kódu a USPS API integraci, kterou můžete použít k ověření a normalizaci adres.  
  3. Aplikační programovací rozhraní: Služby třetích stran, které lze integrovat prostřednictvím API pro analýzu, standardizaci a ověřování poštovních adres.
  4. Nástroje založené na Excelu: doplňky a řešení, jako je YAddress, AddressDoctor Excel Plugin nebo excel VBA Master, vám mohou pomoci analyzovat a standardizovat vaše adresy ve vašich datových sadách.

Několik výhod této cesty spočívá v tom, že je levná a může být rychlá pro normalizaci dat pro malé datové sady. Použití takových skriptů se však může rozpadnout za hranice několika tisíc záznamů, a proto nejsou vhodné pro velmi velké datové sady nebo ty, které jsou rozptýleny v různých zdrojích.

Software pro ověřování adresy

K normalizaci dat lze také použít standardní software pro ověřování a normalizaci adresy. Obvykle se takové nástroje dodávají se specifickými komponentami pro ověřování adres – jako je integrovaná databáze USPS – a mají předdefinované komponenty pro profilování a čištění dat spolu s algoritmy fuzzy párování pro standardizaci adres ve velkém měřítku.

Je také důležité, že software má CASS osvědčení od USPS a splňuje požadovaný práh přesnosti, pokud jde o:

  • 5místné kódování – použití chybějícího nebo nesprávného 5místného PSČ.
  • PSČ+4 – použití chybějícího nebo nesprávného 4místného kódu.
  • Indikátor rezidenční dodávky (RDI) – určení, zda je adresa rezidenční nebo obchodní.
  • Ověření místa dodání (DPV) – určení, zda je adresa doručitelná až na číslo apartmánu nebo bytu.
  • Rozšířená linie cestování (eLOT) – pořadové číslo, které označuje první výskyt dodávky uskutečněné do doplňkového sortimentu na trase přepravce a vzestupný/sestupný kód označuje přibližnou objednávku doručení v rámci pořadového čísla. 
  • Odkaz na systém pro převod lokalizovaných adres (LACSLink) – automatizovaný způsob získávání nových adres pro místní obce, které mají zaveden tísňový systém 911.
  • SuitaLink® umožňuje zákazníkům poskytovat vylepšené informace o adresování firmy přidáním známých sekundárních (souborových) informací k obchodním adresám, což umožní sekvenční doručování podle USPS tam, kde by to jinak nebylo možné.
  • A více…

Hlavními výhodami jsou snadnost, s jakou může ověřovat a standardizovat data adres uložená v různých systémech, včetně CRM, RDBM a úložišť založených na Hadoopu, a geokódová data pro získání hodnot zeměpisné délky a šířky.

Pokud jde o omezení, takové nástroje mohou stát mnohem více než manuální metody normalizace adres.

Která metoda je lepší?

Výběr správné metody pro vylepšení seznamů adres zcela závisí na objemu vašich záznamů adres, technologickém zásobníku a časové ose projektu.

Pokud je váš seznam adres menší než řekněme pět tisíc záznamů, může být lepší volbou jeho standardizace pomocí Pythonu nebo JavaScriptu. Pokud je však naléhavou potřebou dosáhnout jediného zdroje pravdy pro adresy pomocí dat šířených ve více zdrojích včas, pak může být lepší volbou software pro standardizaci adres s certifikací CASS.